Privacy Policy
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kennemer Harmonie Kapel voor Ouderen “Oud Goud” houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
* Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy-document;
* Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
* Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
* Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
* Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
* Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Kennemer Harmonie Kapel voor Ouderen “Oud Goud” zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Als Kennemer Harmonie Kapel voor Ouderen “Oud Goud” verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te laten bewerken of gegevens af te schermen.
Regels inzake Algemene Verordenering Persoongegevens
Bestuur:
Het bestuur, bestaande uit voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden beschikt over schriftelijk vastgelegde persoonsgegevens, zowel van leden als van vrijwilligers. Het gaat daarbij om naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, bankrekeningnummer, te bespelen instrument en e-mailadres. Deze gegevens op papier worden in een d.m.v. een slot af te sluiten kast of ruimte bewaard. De kast of ruimte is op slot als er geen toezicht op is.
Daarnaast zijn een deel van de genoemde persoonsgegevens digitaal opgeslagen bij de webmaster op een door de webmaster beheerde computer welke beveiligd is met een virusscanner en een wachtwoord. Deze persoonsgegevens zijn, via een login-code, voor leden beschikbaar binnen de WordPress-website. Deze door de webmaster beheerde website is, voor wat betreft de toegang tot persoonsgegevens, beveiligd met een wachtwoord. Daarnaast maken zowel de ledenadministratie als de penningmeester gebruik van digitale opslag van het ledenbestand, met daarbij behorende noodzakelijke persoonsgegevens.
Bij wijziging van het ledenbestand wordt deze wijziging binnen een redelijke termijn, met een maximum van twee maanden, op de site doorgevoerd. Na iedere wijziging wordt door de webmaster een nieuwe backup van het ledenbestand gemaakt en wordt de login-code gewijzigd; deze backup van het ledenbestand wordt op een externe harde schijf opgeslagen en in een afgesloten ruimte bewaard. Het opslaan van persoonsgegevens op geheugen- en USB-sticks is niet toegestaan, vanwege de kans op verlies met een datalek als gevolg. Na constatering van een datalek, dient binnen 72 uur zowel bij betrokkenen als de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld te worden dat het lek heeft plaatsgevonden.
De gewijzigde schriftelijk vastgelegde persoonsgegevens worden eveneens binnen een redelijke termijn, met een maximum van twee maanden, vernietigd, tenzij deze persoonsgegevens gebruikt worden voor archivering. Hierbij vormt de penningmeester een uitzondering; de gewijzigde persoonlijke gegevens blijven bij hem maximaal zeven jaar in het bestand aanwezig.
Telefoneren:
Er worden geen persoonsgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres of andere persoonsgegevens verstaanbaar voor derden, anders dan leden of bestuursleden, gecommuniceerd via de telefoon. Bij gesprekken waar dit staat te gebeuren is men verplicht een plaats te zoeken waar deze gesprekken niet hoorbaar zijn voor derden.
Berichtgeving:
Alle post vanuit het bestuur naar mede-bestuursleden en leden wordt per e-mail als “Blind Carbon Copy” verzonden vanaf een met een virusscanner en wachtwoord beveiligde computer.
Elke andere manier van mail versturen waarin persoonsgegevens staan, kan leiden tot een datalek en is daarom niet toegestaan. Daarbij gaat het om naam, adres, woonplaats, bank- en e-mail gegevens, welke terug te leiden zijn naar een persoon. Na constatering van een datalek, dient binnen 72 uur zowel bij betrokkenen als de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld te worden dat het lek heeft plaatsgevonden.
Regels voor alle leden:
* Alle leden hebben, voor wat betreft persoonsgegevens van leden, een geheimhoudingsplicht.
* Tot een lid herleidbare gegevens mogen uitsluitend met toestemming van dat lid aan derden verstrekt worden.
* Leden worden aangesproken op een onzorgvuldig omgang met persoonsgegevens.
* Eventuele gesignaleerde onzorgvuldigheid wordt met alle leden besproken als leerpunt.
Aanmelding bestaande en nieuwe leden:
In verband met de inwerkingtreding van de AVG moeten bestaande en nieuwe leden worden verplicht een inschrijfformulier in te vullen. Daarin worden de benodigde persoonlijke gegevens van het (nieuwe) lid vermeld. Daarbij wordt als extra “verwerkingsactiviteit” aan het (nieuwe) lid verzocht om het bankrekeningnummer in te vullen, met als doel automatisch contributie af te kunnen schrijven.
Verantwoording digitale berichtgeving via de website: Op onze website wordt geen gebruik gemaakt van cookies. Verantwoordelijk voor de digitale informatie en de beveiliging daarvan vanuit de WordPress-Verenigingswebsite, is de webmaster.
E.J. van Kan – Functionaris voor Gegevensbescherming en Webmaster Kennemer Harmonie Kapel voor Ouderen “Oud Goud”
E-mailadres: ejvankan2@gmail.com
Tel. 06 10532106